Účtovníctvo je základným kameňom každého podnikania. Plní dve funkcie. Jednou z nich je prirodzené vyhodnotenie efektivity samotného podnikania. Druhou je povinnosť voči štátu. Poznáme dve formy účtovníctva. V niektorých prípadoch má podnikateľ možnosť výberu, niektorých inokedy mu pravidlá účtovania určuje zákon.

Účtovníctvo je zákonná povinnosť

Základnou právnou normou pri vedení účtovníctva je Obchodný zákonník, konkrétne Hlava IV, §35 – 40. Podľa týchto odstavcov je každý podnikateľ, či už fyzická alebo právnická osoba, povinný viesť účtovníctvo. Jednoducho povedané, evidovať finančný príbeh svojho podnikania. Ak už ide o rozsah a spôsob podnikania, je nutné riadiť sa zákonom č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov. Ten pozná dve formy vedenia účtovníctva.

Jednoduché účtovníctvo

Ako už názov napovedá, ide o jednoduchú formu účtovania. V princípe sa nelíši od bežného vedenia rodinného rozpočtu, v ktorom si evidujete príjmy a výdavky. Jednoduché účtovníctvo je základným obrazom o finančnom hospodárení a výsledkoch podnikania. Jeho vedeni zvládne prakticky  každý, hoci zapisovanie príjmov a výdavkov predstavuje časovo náročnú operáciu. Na vedenie vám budú stačiť v podstate len peňažný denník, a knihy pohľadávok a záväzkov.

V sústave jednoduchého účtovníctva sa výsledok hospodárenia vypočíta ako rozdiel príjmov a výdavkov. Fyzická osoba si môže vybrať jednoduché, alebo podvojné účtovníctvo, resp. daňovú evidenciu (ktorej sa venujeme nižšie).

Podvojné účtovníctvo

Základným rozdielom oproti jednoduchému účtovníctvu je, že v podvojnom účtovníctve sa okrem príjmov a výdavkov robí vedie aj evidencia majetku. Aj samotné účtovanie je zložitejšie a neúčtuje sa len príjem a výdavok, ale účtuje sa v podobe podvojných zápisov. To znamená, že každý účtovný prípad sa musí zaúčtovať najmenej na dvoch účtoch, a to tak, že raz je na ľavej strane (má dať) a raz na pravej strane (dal). Vďaka týmto zápisom možno sledovať, ako sa presúva majetok medzi aktívami a pasívami.

Na rozdiel od jednoduchého účtovníctva je podvojné účtovníctvo je zo zákona povinné pre všetkých podnikateľov zapísaných v Obchodnom registri, teda obchodné spoločnosti a družstvá.

Účtovné knihy

Pri vedení jednoduchého aj podvojného účtovníctva je dôležitá dokumentácia. V oboch sústavách má jednak kontrolný účel, keďže slúži na kontrolu správnosti vedenia účtovníctva, ale aj zaznamenávací. Takéto účtovné záznamy nazývame účtovnými knihami.  Na internete nájdete veľké množstvo vzorov účtovných kníh – ich formálne náležitosti sa môžu v jednotlivých prípadoch mierne líšiť, musia však obsahovať isté povinné údaje. Dnes už nie je problém nájsť kvalitný účtovný softvér, ktorý má funkciu tvorby a vedenia účtovných kníh zabudovanú.  Je dôležité myslieť na to, že používanie a vykonávanie zápisov do účtovných kníh sa riadi Zákonom o účtovníctve (zákon č. 431/2002 Z. z.).

Aké účtovné knihy poznáme?

Líšia sa v závislosti od nadradenej sústavy. V jednoduchom účtovníctve ide o tieto:

• peňažný denník,
• kniha pohľadávok  
• kniha záväzkov,
• pomocné knihy – kniha cenín, inventárna kniha, kniha zásob, kniha o jednotlivých zložkách majetku, o záväzkoch z pracovnoprávnych vzťahov a podobne.

V podvojnom účtovníctve tvoria základ tieto účtovné knihy:

• hlavná účtovná kniha – v ktorej sú, okrem iného, systematicky usporiadané všetky účtovné prípady na majetkové účty, účty záväzkov, rozdielu majetku a záväzkov, nákladov a výnosov
• peňažný denník – v ktorom sú chronologicky záučtované všetky účtovné prípady.

Keď budete na internete hľadať napríklad vzor peňažného denníka, alebo vo všeobecnosti vzory účtovných kníh dajte si pozor, aby nešlo o staršie šablóny. Tie totiž nemusia zachytávať všetky zákonné náležitosti, ktoré účtovné knihy musia obsahovať podľa Zákona o účtovníctve.

Hlavné rozdiely – jednoduché vs. podvojné účtovníctvo

Primárne rozdiely medzi sústavou jednoduchého účtovníctva a sústavou podvojného účtovníctva rozpisujeme prehľadne v tabuľke nižšie. Pre bližšie informácie si môžete prečítať aj náš článok: Podnikatelia: ako si vybrať medzi jednoduchým a podvojným účtovníctvom?.

Zásadným rozdielom medzi dvoma sústavami účtovníctva je v spôsobe, akým sa účtuje o príjmoch a výdavkoch, resp. nákladoch a výnosoch a v akom momente (resp. účtovnom období) si ich podnikateľ záučtuje – či v momente úhrady, alebo už v momente vystavenia účtovného dokladu, resp. poskytnutia služby alebo tovaru. 

Jednoduché účtovníctvo nám dáva prehľad o hospodárení v reálnom čase – výsledkom hospodárenia je rozdiel medzi príjmami a výdavkami.

Príklad na vedenie jednoduchého účtovníctva:

Pán Varga je živnostník. Svojmu klientovi vystavil faktúru za služby 28. decembra 2022. Klient mu ju uhradil až 15. januára 2023. Pán Varga si príjem od tohto klienta môže zaúčtovať až v momente úhrady, teda zdaňovacieho obdobia roku 2023.

Na strane druhej je v podvojnom účtovníctve podstatné obdobie, v ktorom boli tovar či služba dodané, a v ktorom vznikol a bol zaúčtovaný účtovný doklad. Výsledkom hospodárenia je rozdiel medzi nákladmi a výnosmi.

Príklad na vedenie podvojného účtovníctva:

Spoločnosť Domystav, s.r.o. dokončila stavebné práce na dome klienta v decembri 2022. Klientovi vystavila faktúru 28. decembra 2022, ten ju uhradil až 15. januára 2023. Keďže však stavebné práce boli vykonané ešte v decembri, predmetná faktúra patrí ešte do hospodárenia za rok 2022.

Za akých podmienok si môžem vybrať? Čo je to daňová evidencia?

Zákon o účtovníctve definuje, kto a za akých podmienok vedie účtovníctvo v ktorej sústave. Právnické osoby, ako sme už spomenuli, nemajú na výber, musia účtovať v sústave podvojného účtovníctva. 

Fyzické osoby – podnikatelia, teda najmä živnostníci a iné SZČO, vrátane slobodných povolaní, však za istých podmienok majú na výber až z troch foriem vedenia účtovníctva:

• daňová evidencia,
• jednoduché účtovníctvo,
• podvojné účtovníctvo.

Rozdiely medzi jednoduchým a podvojným účtovníctvom sme už opísali. Za istých podmienok však môže fyzická osoba – podnikateľ viesť aj takzvanú daňovú evidenciu, ktorá je z hľadiska náročnosti ešte o čosi jednoduchšia, než sústava jednoduchého účtovníctva. Viesť daňovú evidenciu môže ako podnikateľ, ktorý si uplatňuje paušálne výdavky, tak ten, ktorý si uplatňuje reálne vynaložené náklady. Mierne sa však líšia náležitosti, ktoré takáto evidencia musí obsahovať. Ak sa už rozhodne viesť si daňovú evidenciu, musí ju viesť celé zdaňovacie obdobie. Nie je možné časť roka viesť daňovú evidenciu a časť účtovať v jednoduchom účtovníctve, alebo naopak.

Najväčšou výhodou daňovej evidencie je jej jednoduchosť, na jej tvorbu a využívanie vám úplne stačí aj tabuľka v Exceli. Zákon hovorí vlastne iba o tom, čo musí zahŕňať:

• podnikateľ si uplatňuje paušálne výdavky – evidencia obsahuje všetky príjmy (s dátumom, výškou a jednoduchým opisom), prípadne aj zásoby a pohľadávky, ak podnikateľ nejaké má;
• podnikateľ si uplatňuje reálne výdavky – rovnako ako pri paušálnych výdavkoch, navyše tieto informácie ešte aj pri výdavkoch.

Príklad vedenia daňovej evidencie pre reálne preukázateľných výdavkoch:

Pre koho je jednoduché a pre koho podvojné účtovníctvo

V jednoduchom účtovníctve najviac účtujú fyzické osoby a podnikatelia, ktorí nie sú zapísaní v obchodnom registri. Sem patria napríklad aj slobodné povolania ako audítori, architekti, grafici, umelci a podobne. Pre nich je účtovanie v jednoduchom účtovníctve ideálnou voľbou, nakoľko je menej náročné a v podstate stačí, ak sa len na konci roka vyberú so svojou súvahou k účtovníkovi, ktorý im pripraví daňové priznanie. Toto všetko im zabezpečí aj externý účtovník.

Samozrejme podnikatelia zapísaní v obchodnom registri účtujú v sústave podvojného účtovníctva bez možnosti voľby. V takom prípade je dobrou voľbou skúsený účtovník, ktorý im všetko zúčtuje bez chýb. Môžu spoľahnúť na to, že nehrozia pokuty zo strany Finančnej správy.

Vedenie jednoduchého aj podvojného účtovníctva vám zabezpečí spoločnosť Necto.

Prečo je externý účtovník vhodný v oboch prípadoch?

Ak ste podnikateľom, máte čo sa týka vedenia účtovníctva na výber z troch praktických riešení – buď si ho budete viesť svojpomocne, zaplatíte si interného účtovníka na plný úväzok, alebo delegujete účtovníctvo na externú účtovnú firmu.

Poďme si tieto možnosti rozobrať.

Hoci prvá možnosť – viesť si účtovníctvo na vlastnú päsť – znie najmä kvôli finančnej úspore lákavo, prax je úplne iná. Máloktorý podnikateľ totiž má popri rozvoji biznisu a práci čas ešte aj na účtovanie. Ako jednoduché, tak podvojné účtovníctvo si vyžadujú priebežnú aktivitu počas roka. Realita je taká, že to popri vedení podniku stíhať skrátka nebudete. Nehovoriac o tom, že by ste museli dôkladne poznať zákon o účtovníctve. Najlepšie je teda zveriť túto agendu fundovanému účtovníkovi. Internému či externému?

Vlastný interný účtovník je vynikajúcou investíciou, má to však veľké ALE. Oplatí sa iba vtedy, ak máte naozaj robustný biznis, pri ktorom ho dostatočne “zásobíte” prácou. Pamätajte, že internému účtovníkovi musíte vyplácať pravidelnú mzdu. Ak teda potrebujete jeho prácu iba 30 hodín do mesiaca, zbytočne mu budete platiť celých 160 (priemerný mesačný pracovný čas pri 8-hodinových zmenách). 

Ideálnou voľbou je teda využiť služby externej účtovnej spoločnosti. S ňou si dohodnete rozsah prác presne na mieru vášmu biznisu a účtovným potrebám. V závislosti od množstva účtovných položiek a veľkosti podnikania sa tým pádom škáluje aj cena a platíte teda naozaj iba za takú odbornú prácu, ktorú potrebujete.

Ak teda potrebujete vedenie podvojného či jednoduchého účtovníctva, ste na správnej adrese. Pri spolupráci s Necto vy podnikáte a my účtujeme. Obráťte sa na nás ešte dnes.