Či už ste majiteľ firmy, živnostník, alebo freelancer, tvorba faktúr je kľúčovou súčasťou riadenia vášho biznisu. Tento proces má svoje špecifiká a legálne rámce, ktoré je nevyhnutné dodržať. Je preto nevyhnutné klásť naň patričný dôraz.

V minulosti bolo jedinou možnosťou vytvárať faktúry manuálne, či už podľa rôznych predlôh, alebo jednoducho v Exceli či Worde. Dodnes je táto možnosť k dispozícii a viac si o nej povieme aj v tomto texte.

S postupom času však vznikli rôzne programy na faktúry, softvérové riešenia, ktoré ich tvorbu značne urýchľujú a automatizujú. Aké sú ich výhody a nevýhody? Aj odpoveď na túto otázku nájdete na riadkoch nižšie.

Hoci oba spôsoby majú svoje pre a proti, najmä začínajúci podnikateľ môže mať problém určiť, ktorý z nich je pre jeho biznis vhodnejší. V tomto texte preskúmame oba varianty z bližšej perspektívy a na jeho konci sa budete vedieť kvalifikovane rozhodnúť.

Prečo je správna fakturácia dôležitá?

Správne fakturovanie je na Slovensku (ale aj na iných trhoch) dôležité hneď z niekoľkých dôvodov.

Po prvé: správne vystavená faktúra je podmienkou bezproblémovej platby. Platobné doklady s neúplnými či dokonca nesprávnymi údajmi môžu viesť k rôznym oneskoreniam alebo dokonca až k nezaplateniu. Vyžadujú si totiž rôzne opravy, čo je zbytočne časovo náročné. Nesprávne vystavená faktúra dokáže negatívne ovplyvniť váš cashflow.

Po druhé: zodpovedná fakturácia je nevyhnutná pre presné vedenie jednoduchého účtovníctva, aj vedenie podvojného úćtovníctva. Zároveň musí byť v súlade so slovenskou legislatívou. Faktúry slúžia ako platobné a právne dokumenty, ktoré dokazujú existenciu transakcie medzi vami a vašimi klientmi. Sú nevyhnutné pre daňové účely. Chybné faktúry alebo neúplné informácie môžu viesť k chybám v účtovníctve, čo môže mať za následok nemalé pokuty od Finančnej správy. 

Po tretie: správna fakturácia je dôležitá aj pre udržiavanie povesti a pozitívnych vzťahov s klientmi. Zodpovedný prístup ukazuje, že ste profesionálni, vážite si svoje podnikanie a obchodných partnerov. Správna a korektná fakturácia pomáha predchádzať nedorozumeniam alebo sporom o platbách. Tie ohrozujú nielen váš cashflow, ale môžu poškodiť aj vašu povesť.

Zhrnuté: dajte si záležať na správnom postupe tvorby faktúr. Je to dôležité pre váš biznis, financie, aj reputáciu.

Program na faktúry – výhody a nevýhody

Používanie programov na faktúry je dnes mimoriadne populárnou voľbou, dá sa povedať, že už štandardom. Tieto softvéry majú viacero výhod. 

Po prvé, fakturačný softvér automatizuje celý proces, čím šetrí váš čas a znižuje riziko vzniku potenciálnych chýb Dokáže generovať faktúry rýchlo a v podstate na pár klikov. Mnoho softvérových možností ponúka šablóny, ktoré si prispôsobíte na obraz vášho podnikania. Viete si vytvárať opakované fakturácie, pravidelných odberateľov, viesť prehľady a využívať ďalšie vymoženosti. 

Vedenie jednoduchého či podvojného účtovníctva, ale aj miezd a personalistiky je s použitím programov o poznanie plynulejšie. 

Nezanedbateľnou výhodou softvéru sú tiež, dnes už bežné, funkcie výpočtu dane, poskytovania zliav či evidencie platby. Podnikatelia určite ocenia aj digitálny archív a vyhľadávanie v histórii. To zefektívňuje vedenie záznamov a účtovníctva. 

Existujú, samozrejme, aj isté nevýhody používania fakturačného softvéru. Tou najväčšou je nutnosť platby. 

Programy na faktúry nie sú bezplatné a navyše sa k ním často viažu opakované mesačné poplatky, najmä pri rôznych balíkoch služieb. Tieto sumy sa líšia v závislosti od komplexnosti programu a jeho funkcií. Program, ktorý zároveň umožňuje vedenie jednoduchého účtovníctva či miezd a personalistiky bude nákladnejší, ako oklieštený tvorca faktúr. 

So softvérom je nevyhnutné naučiť sa pracovať. To môže menej technicky zdatným podnikateľom robiť isté problémy. Dobrá správa však je, že moderné programy na faktúry sú spravidla mimoriadne intuitívne a naozaj jednoduché na používanie.

Manuálna fakturácia – výhody a nevýhody

Manuálna tvorba faktúr je tu od nepamäti. Aj ona má svoje výhody, často sú však zatienené nevýhodami. Poďme sa na nich pozrieť.

Takzvané „ručné“ fakturovanie je lacnejšie, než nákup fakturačného softvéru. Úspora je nielen na jednorázovom poplatku za program, ale aj pri paušálnom „predplatnom“. 

Druhou výhodou manuálnej fakturácie je plná kontrola nad tvorbou dokumentu. Z rozličných dôvodov vám nemusia vyhovovať šablóny, ktoré ponúkajú softvéry. Pri ručnej tvorbe faktúry v Exceli či Worde máte nad jej záležitosťami a vizuálnou stránkou plnú kontrolu. 

Tu však výhody ručného fakturovania končia.

Jeho značnou nevýhodou je skutočnosť, že je časovo náročné a únavné. Ručné vytváranie faktúr trvá spravidla dlhšie, než sotvérové a to aj vtedy, keď už máte nejaký vzor. Čas je dnes azda najdrahším zdrojom a je teda otázne, či sa v mene finančnej úspory vôbec oplatí robiť tieto veci manuálne. 

Okrem toho môže manuálne fakturovanie viesť k vyššiemu počtu chýb a nepresností, najmä v počiatkoch. Samozrejmosťou je absencia rôznych automatických výpočtov (základu dane, daňovej povinnosti a podobne) či pokročilých funkcií. 

Manuálne fakturovanie je vhodné azda len pre malé podniky a začínajúcich freelancerov, ktorí majú menej klientov a nepotrebujú platobné doklady vystavovať tak často a využívajú iba vedenie jednoduchého účtovníctva. Akonáhle vám databáza zákazníkov porastie, s touto povinnosťou sa budete stretávať čoraz častejšie. Vtedy je jednoznačnou voľbou siahnuť po programe na faktúry a zjednodušiť si život.