Každý, kto podniká, sa počas svojho pôsobenia stretne s neplatičmi. Tlačená či elektronická faktúra ako daňový doklad musí mať jasne definovanú splatnosť. Žiaľ, nie každý ju rešpektuje. Nejde o nič príjemné, avšak ako poskytovateľ služby či predajca vtedy nesmiete vešať hlavu. Aj keď je už splatnosť faktúry dávno za vami, máte k dispozícii isté nástroje, ktoré môžete využiť.
Čo s klientmi, ktorí neplatia odberateľské faktúry?
Je ťažké, keď zákazník zmešká platbu – najmä ak ide o opakovaného klienta. Ako ho môžete presvedčiť (schválne nehovoríme o donútení), aby zaplatil? V prvom rade pamätajte, že udržiavanie korektných vzťahov so zákazníkmi je mimoriadne dôležité. Vedenie ústretovej a otvorenej komunikácie s klientmi vám môže v konečnom dôsledku ušetriť čas, nervy aj ušlý zisk.
Pamätajte – vždy predpokladajte dobrú vôľu. Klient mohol zabudnúť, alebo sa oneskoril kvôli vlastným finančným ťažkostiam. Najmä v dnešnej dobe ide o pomerne častý jav. Ak sa hneď na úvod rozčúlite a veci budete riešiť s horúcou hlavou, nielenže tým znižujete šance na získanie poplatku, ale s najväčšou pravdepodobnosťou si aj zničíte vzťah s klientom.
1. Klienta kontaktujte a nadviažte dialóg
Prvým krokom je nadviazanie kontaktu so zákazníkom. Niekedy na zabezpečenie platby stačí telefonát, e-mail alebo opätovné zaslanie faktúry. Ak to nefunguje, klientovi zdvorilo vysvetlite dôsledky neplatenia – či už ide o prerušenie poskytovania služieb, požadovanie vrátenia tovaru alebo o nahlásenie neplatiča či vymáhanie pohľadávky.
2. Ponúknite alternatívy
Ak má klient platobné ťažkosti a vaše možnosti vám to dovoľujú, buďte ústretoví. Navrhnite predĺženie splatnosti faktúry, prípadne splátkový kalendár. Pamätajte, akýkoľvek kompromis, resp. ústretový prístup sa vám vráti. Zákazník vidí, že ste ochotní ísť nad rámec starostlivosti a je tak vyššia pravdepodobnosť, že sa ku vám vráti, resp. že si budujete pozitívne PR.
3. Zašlite výzvu k úhrade
Ak klient na vašu snahu o kontaktovanie nereaguje, pošlite mu oficiálnu výzvu k úhrade pohľadávky. Jej účel je dvojaký: chcete získať dlžné peniaze a chcete mať dôkaz, že ste sa klienta pokúšali kontaktovať v prípade, že sa rozhodnete podniknúť právne kroky. Takéto listy posielajte vždy doporučenou poštou s potvrdením. To vám v prípade potreby umožní dokázať, že vaše listy boli prijaté.
4. Podniknite právne kroky
Žiaľ, niekedy ani mimoriadne diplomatický prístup nepomáha. Ak klient nereaguje na žiadosti o kontakt ani výzvu k úhrade, je čas osloviť právnika. S jeho pomocou môžete napísať list, v ktorom sa s odvolaním na všeobecné obchodné podmienky budete domáhať platby v zmysle legislatívnych rámcov. Táto eskalácia je posledným krokom pred konkrétnymi právnymi krokmi. Práve na túto hrozbu zvykne zareagovať istá časť klientov, ktorí sú „hluchí“ voči iným podnetom.
