Používanie eKasy je od roku 2019 povinné. Mnoho subjektov, ktorí ju používajú však stále celkom nevie, ako postupovať správne a evidovať tržby v prípade, že eKasa vypadne. Ide o elektronický systém a preto výpadky možno očakávať, mnohé už dokonca podnikateľov potrápili. Ako sa teda na ne pripraviť?
Porucha na strane podnikateľa
Výpadok evidencie služieb cez eKasu možno rozdeliť na dva druhy.
- problémy na strane podnikateľa
- problémy na strane systému
Ak vypovie službu elektronická kasa, alebo koncové zariadenie, podnikateľ je povinný problém odstrániť do 48 hodín. Alebo začať používať nové zariadenie. V tomto období môžu podnikatelia používať napríklad bezplatné riešenie v podobe virtuálnej registračnej pokladnice.
Pripravte si klasický paragón
Starý dobrý paragón by mal mať podnikateľ pripravený aj v 21. storočí. Môže mu totiž zachrániť krk v prípade daňovej kontroly. Či už totiž ide o problém na strane podnikateľa, ktorý musí v časovom limite odstrániť, alebo na strane Finančnej správy, je potrebné tržby dôsledne evidovať. Každému zákazníkovi musí podnikateľ vystavovať paragón, ktorý počas výpadku nahrádza číslo pokladničného dokladu.
Paragón sa vyhotovuje v dvoch vyhotoveniach, pričom originál si ponecháva kupujúci a kópia ostáva u podnikateľa.
Pozor, paragón však trvalo nenahradí pokladničný doklad a jeho číslo. Práve naopak, eKasa počíta aj s tým, že podnikateľ na základe paragónu nahrá dodatočne tržby z paragónov. Túto povinnosť má najneskôr do desiatich dní po uplynutí mesiaca, v ktorom bola prevádzka obnovená. S evidenciou a následným doplnením údajov do eKasy vám môže pomôcť aj účtovná firma.
Čo robiť pri výpadkoch internetu
Funguje systém, aj vaša eKasa je v poriadku, ale vypadáva vám internet. To nepredstavuje až tak významný problém. Cez online registračné pokladnice môžete totiž predávať aj pri výpadkoch internetu.
V tomto prípade netreba nič riešiť. Pokladňa s tým počíta a doklad sa automaticky uloží do pamäte a vytlačí sa s nápisom Off-line doklad. Následne máte však povinnosť do 96 hodín dodatočne odoslať doklad do systému eKasa. V tomto bode zohráva úlohu aj to, akú pokladnicu vlastníte. Niektoré umožnia automatické odoslanie ihneď po naskočení signálu, prípadne máte možnosť odoslať doklady naraz a ručne.
Ak však používate virtuálnu pokladnicu, výpadok internetu je nutné opäť riešiť paragónom.
Paragóny po nahratí do eKasy neodhadzujte
Ak ste evidenciu tržieb realizovali paragónom, určite ho nelikvidujte ani po nahratí dokladu do eKasy. Zákon totiž ukladá povinnosť archivovať paragóny a nimi vytvorené pokladničné doklady. Pretože aj pre náhradné doklady platí povinnosť archivácie 5 rokov. Ani v 21. storočí sa preto nezaobídete bez šanónu.
