Založili ste spoločnosť s ručením obmedzeným alebo ste čerstvo zapísaný živnostník? Alebo možno vás tento krok ešte len čaká? Jedna z prvých otázok, ktorú po rozbehnutí vlastného biznisu budete musieť riešiť, je účtovníctvo. Mnohým sa pri tomto slove ihneď vybavia komplexné tabuľky a čísla v červenej či čiernej farbe. Do istej miery to je pravda, aj keď zložitosť účtovníctva závisí od viacerých faktorov. 

Jedno je však isté – so správnymi informáciami nie sú obavy na mieste. A v tomto texte ich nájdete.

Úvodom si povieme čosi o tom, čo je to účtovníctvo a prečo ho k podnikaniu vlastne potrebujete. Žiadne nudné poučky, ale uchopiteľné definície s oporou v praxi. Načrtneme si tiež rozdiely medzi jednoduchým účtovníctvom a podvojným účtovníctvom, opíšeme si ich danosti a hlavné charakteristiky. Samozrejme, všetko s príkladmi. V neposlednom rade si povieme čosi o tom, či je efektívnejšie využiť služby účtovnej firmy, alebo to skúsiť na vlastnú päsť. 

Čo je to účtovníctvo?

Začnime od základov. Pre zvyšok textu je dôležité, aby sme rozumeli, čo to je účtovníctvo a aký má vlastne pre podnikateľa význam.

Predstavte si, že máte rozbehnutý biznis s množstvom klientov. Váš produkt je populárny, nemáte núdzu o dopyt a zdá sa, že všetko je v poriadku. Účtovníctvo neriešite, venujete sa výrobe a predaju – tomu, čo naozaj považujete za podstatné. A tabuľky či prehľady to nie sú. 

Pri pohľade do podnikateľského účtu však zistíte, že zíva prázdnotou. Ako to je možné, veď predávate jedna radosť? Nuž, jednou z odpovedí môžu byť vysoké náklady, ktoré máte pri výrobe. Alebo vám zo zisku ukrajujú odvody. Ťažko povedať, keďže si nevediete vlastný prehľad a nevyužívate služby účtovnej firmy, nájsť odpoveď je náročné.

Áno, tento príklad je mimoriadne zjednodušený. Vidieť však na ňom, prečo je účtovníctvo mimoriadne dôležité. Informuje vás totiž o zdraví vášho biznisu.

Účtovníctvo je totiž zaznamenávanie, triedenie a sumarizácia všetkých finančných transakcií v podniku. Cieľom účtovníctva je mať prehľad a byť vyzbrojený relevantnými informáciami o hospodárení. Nielen na interné, teda vaše vlastné účely, ale aj externé – pre banky, štátne inštitúcie či potenciálnych investorov.

Účtovníctvo je jedným z najužitočnejších nástrojov pri riadení podniku. Ak je vedené dôsledne, už pri jednom pohľade doň viete, ako na tom ste, ako hospodárite. Z tohto hľadiska je nenahraditeľné.

Ak podnikáte na Slovensku, či už ako živnostník (alebo ako iná SZČO), s.r.o., alebo inou formou, máte povinnosť viesť účtovníctvo. Naša legislatíva (zákon č. 431/2002 Z. z., teda Zákon o účtovníctve) rozlišuje dva jeho druhy, resp. dva spôsoby jeho vedenia:

• jednoduché účtovníctvo
• podvojné účtovníctvo

V ďalšej časti textu si uvedieme rozdiely medzi nimi a ich hlavné charakteristiky.

Jednoduché účtovníctvo

V sústave jednoduchého účtovníctva môžu účtovať fyzické osoby, ktoré podnikajú alebo vykonávajú inú samostatnú zárobkovú činnosť – teda aj všetci živnostníci – a nie sú zapísané v Obchodnom registri. Patria tu aj občianske združenia, cirkvi, slobodné povolania a podobne. Pre účely tohto článku však v kontexte jednoduchého účtovníctva hovoríme vždy o živnostníkoch a SZČO. 

Čím je charakteristické?

Pre jednoduché účtovníctvo sú podstatné dva údaje – zdaniteľné príjmy a preukázateľné daňové výdavky. V každodennej praxi ide o zárobky podnikateľa a jeho skutočné náklady (pozor na pojem náklady v podvojnom účtovníctve, ktorému sa venujeme nižšie). Je potrebné dbať na to, že oboje musia boli v súlade so zákonom č. 595/2003 Z. z., teda Zákonom o dani z príjmov. 

Ináč povedané – do výdavkov si nemôžete dať hocičo a taktiež nie všetky príjmy sú zdaniteľné. Znalosť o tom, čo je z tohto hľadiska v poriadku a v súlade so zákonom, je pri vedení jednoduchého účtovníctva nevyhnutná. A taktiež je to dôvod toho, prečo v skutočnosti nie je až také jednoduché.

Prehľad o príjmoch a výdavkoch je dôležitý pre zistenie základu dane. Z neho sa potom vypočítava skutočná daň, ktorú podnikateľ musí po skončení účtovného obdobia odviesť štátu. Aj preto je mimoriadne dôležité mať prehľad o tom, ktoré výdavky si môže uplatniť (výdavky sú totiž spôsobom znižovania základu dane a teda aj finálnej daňovej povinnosti). 

V jednoduchom účtovníctve sú dôležité ešte dva aspekty:

• deň transakcie (príjem vzniká dňom pripísania na účet, výdavok dňom úhrady),
• prítomnosť účtovného dokladu (každá transakcia musí byť podložená relevantným dokladom – faktúrou, dokladom z pokladnice, bločkom a podobne).

Podnikatelia účtujúci v jednoduchom účtovníctve k tomu využívajú účtovné knihy, konkrétne:

• peňažný denník,
• knihu pohľadávok,
• knihu záväzkov,
• pomocné knihy (napr. o obchodnom majetku, stave zásob).

Na to, aby bolo jednoduché účtovníctvo vedené v súlade s legislatívou, je potrebná dokonalá znalosť viacerých zákonov, najmä tých o účtovníctve a dani z príjmu. 

Čo je to peňažný denník?

Peňažný denník môžeme označiť za hlavnú tepnu jednoduchého účtovníctva. 

Zaznamenávajú sa v ňom všetky finančné transakcie súvisiace s podnikateľskou činnosťou. Peňažný denník musí prehľadne obsahovať všetky pohyby na firemných účtoch, platby v hotovosti, ale aj ďalšie príjmy a výdavky, ktoré sú dôležité pre daňové priznanie a správny výpočet základu dane.

Forma je na podnikateľovi – môže byť vedený v účtovnom softvéri, exceli, ale dokonca aj vo wordovskej tabuľke. Uveďme si príklad, ako môžu vyzerať položky v peňažnom denníku, týkajúce sa bezhotovostných prevodov z podnikateľského účtu (ktoré vstupujú do výpočtu základu dane):

Daňová evidencia

Živnostníci a SZČO majú okrem vedenia jednoduchého účtovníctva aj možnosť viesť daňovú evidenciu. Tá je menej štruktúrovaná a zároveň aj menej náročná, je na ňu naviazaných menej procesov a predpisov. V takom prípade nie je živnostník považovaný za účtovnú jednotku a tým pádom mu odpadajú niektoré ďalšie povinnosti (napríklad vykonávať účtovnú závierku). 

Daňová evidencia sa spravidla vyplatí viac tým živnostníkom a SZČO, ktorí si uplatňujú paušálne výdavky, teda výdavky percentom z príjmov. Nejde o skutočné výdavky, ktoré za predmetné účtovné obdobie mali, ale o fiktívne náklady. Sú výhodné predovšetkým pre podnikateľov, ktorí majú minimálne (alebo žiadne) skutočné náklady. 

Vypočítavajú sa ako 60% z celkových zdaniteľných príjmov, avšak najviac do výšky 20.000 €. Paušálne výdavky si nemôžu uplatniť platcovia DPH.

Či už sa rozhodnete pre vedenie jednoduchého účtovníctva alebo daňovej evidencie, orientácia v zákonoch je nevyhnutná. Vaše príjmy a výdavky (a potenciálne aj ďalšie náležitosti, napríklad mzdy, stav zásob, obchodný majetok) musia byť prehľadne a dôsledne zdokumentované. Aj z tohto dôvodu je rozumnou voľbou osloviť účtovnú firmu. Služby odborníka sú v tomto ohľade na nezaplatenie. 

Ak hľadáte vedenie účtovníctva v Bratislave, radi vám s ním pomôžeme, nech už ste v akomkoľvek štádiu podnikania – dokonca aj pred jeho začatím. 

Podvojné účtovníctvo

Na druhej strane barikády stojí podvojné účtovníctvo. Zo zákona sú v ňom povinné účtovať všetky právnické osoby (teda s.r.o., a.s., v.o.s., družstvá a podobne) zapísané v Obchodnom registri. Tento spôsob vedenia účtovníctva si môžu vybrať dokonca aj živnostníci a SZČO, ale tí, ktorí majú spôsob voľby, spravidla ostávajú vo vodách jednoduchého účtovníctva či daňovej evidencie.

Pri podvojnom účtovníctve sa nezohľadňujú len príjmy a výdavky, ale aj náklady a výnosy. Tu je namieste otázka, aký je medzi nimi rozdiel. Jednoducho povedané: nie každý výnos predstavuje príjem a nie každý náklad predstavuje výdavok. 

Celkový výsledok hospodárenia podnikateľa účtujúceho v podvojnom účtovníctve a sa zisťuje ako rozdiel medzi výnosmi a nákladmi. A tu je najlepšie ilustrovať si na príklade rozdiel oproti jednoduchému účtovníctvu:

Ak máte s.r.o. a vystavíte klientovi faktúru za služby 20. decembra 2022, no ten ju zaplatí až 10. januára 2023 faktúra sa započíta ako výnos do roku 2023 a ovplyvní základ dane a daň z príjmov za rok 2023. Ak by ste účtovali v jednoduchom účtovníctve, faktúru započítate ako príjem do roku 2023, kedy vám zároveň vstupuje do výpočtu základu dane a dane z príjmu. 

Každý účtovný prípad (teda finančná transakcia) sa musí zaúčtovať podvojne, to znamená najmenej na dvoch účtoch: 

• na ľavej strane (MD, má dať) 
• na pravej strane (D, dal)

Tento spôsob zápisu umožňuje sledovať pohyb prostriedkov medzi aktívami a pasívami. Toto sústava jednoduchého účtovníctva neumožňuje v takom detaile.

Pri vedení v sústave podvojného účtovníctva sa finančné transakcie zaznamenávajú na príslušných účtoch podvojne (napr. účet číslo 502 – spotreba energie, ú. č. 512 – cestovné, ú. č. 518 – ostatné služby a podobne) a to umožňuje sledovať napríklad jednotlivé položky nákladov podľa ich druhov. Tieto informácie sú mimoriadne dôležitým indikátorom o hospodárení podniku. Vyžadujú ich napríklad aj banky predtým, než firme poskytnú úver. 

Žiaľ, ruka v ruke s tým ide aj omnoho vyššia administratívna náročnosť podvojného účtovníctva, ktorá si navyše vyžaduje komplexnú znalosť zákonov a aj prax. Máloktorý podnikateľ si poradí s touto sústavou na vlastnú päsť. Drvivá väčšina túto povinnosť deleguje buď na interného účtovníka, alebo fundovanú účtovnú firmu.

Aký je medzi nimi rozdiel a čo je pre vás výhodnejšie?

Účtovná firma vs. interný účtovník vs. účtovanie na vlastnú päsť

Spravidla platí, že väčšie spoločnosti (nad 50 zamestnancov) mávajú skôr interných účtovníkov, zatiaľčo malé a stredné podniky sa často spoliehajú na externistov. Niektorí živnostníci, najmä tí využívajúci inštitút paušálnych výdavkov, si vedú daňovú evidenciu svojpomocne. Do rozhodovania tu vstupuje viacero faktorov.

Ak ste podnikateľom, tak v prvom rade musíte zvážiť, či výdavky na mzdu pre interného zamestnanca nebudú vo finále vyššie ako faktúry, ktoré by ste platili účtovnej firme. Ak pre takéhoto človeka nemáte aj ďalšiu prácu, rozumnejšou voľbou pre vás naozaj môže byť externá spolupráca. Toto je asi najzásadnejší faktor, ktorý rozhoduje v dileme internista vs. externista.

Iné to však je, keď sa začínajúci podnikateľ rozhoduje medzi vedením účtovníctva svojpomocne,  využitím služieb účtovnej firmy alebo účtovníkom “na voľnej nohe”. Ak práve nemáte ekonomické vzdelanie, účtovnícku prax, alebo veľa voľného času na štúdium zákonov a predpisov, voľba je jasná. Externá firma vám v prvom rade pomáha splniť si povinnosti načas a bez chýb.

O akých chybách hovoríme? Napríklad: 

• Nesprávne klasifikovanie príjmov a výdavkov – môže skresliť finančné výkazy a ovplyvniť výpovednú hodnotu o finančnej situácii podniku. Nehovoriac o tom, že človek neznalý účtovníctva si môže do nákladov dať niečo, čo tam nepatrí. 
• Chýbajúca dokumentácia – o všetkých transakciách, bankových pohyboch aj hotovostných a ostatných dôležitých účtovných operáciách musí byť vedená evidencia s podkladmi. Ak chýba, môže to viesť k problémom pri auditoch a daňových kontrolách.
• Nesprávne spracovanie DPH – táto oblasť je jednou z najzložitejších v oblasti účtovníctva a chyby pri výpočte, správnom zdanení a podávaní daňových priznaní k DPH sú častým kameňom úrazu, čo môže viesť k sankciám zo strany Finančnej správy.
• Neznalosť legislatívy – účtovníctvo, či už jednoduché alebo podvojné, musí byť vedené v súlade s platnými predpismi a zákonmi. Ak podnikateľ nevenuje dostatočnú pozornosť legislatíve, môže to mať za následok nesprávne podanie daňového priznania a finančné sankcie. 
• Neaktualizované znalosti – daňové zákony a predpisy sa pomerne často menia, a preto je dôležité mať znalosti aktuálne k danému účtovnému obdobiu. Neustále vzdelávanie sa v tejto oblasti je však časovo náročné. 
• Ignorovanie daňových povinností a termínov – meškanie pri rôznych dôležitých termínoch môže mať za následok penále z omeškania a nemalé pokuty. 

Suma sumárum, účtovníctvo je samostatnou kapitolou. Ak sa chce podnikateľ dôkladne venovať rozvoju vlastného biznisu, produktov a služieb, na komplexné a správne vedenie účtovníctva mu ostane málo času. 

Ako si vybrať účtovníka a aká je cena?

Ak ste sa rozhodli zveriť svoju dôveru v účtovnú firmu, urobili ste správne. Teraz však možno máte otázku, ako nájsť tú správnu? A koľko vás to bude stáť? Na obe otázky vám odpovieme v záverečnej časti textu.

Najdôležitejšie faktory pri výbere účtovnej firmy (alebo hoci aj interného účtovníka) sú:

• Skúsenosti a odbornosť – overte si, ako dlho funguje predmetná firma na trhu a v akých oblastiach. Čím dlhšie a úspešnejšie pôsobí (napríklad podľa finančných ukazovateľov), tým je zároveň vyššia pravdepodonosť, že disponuje potrebnými skúsenosťami a znalosťami. 
• Portfólio služieb – zistite, aké služby poskytuje daná účtovná firma a či sú v súlade s vašimi potrebami. Niektoré firmy ponúkajú iba jednoduché účtovníctvo, iné zasa iba podvojné a potom existujú aj komplexné balíčky, ktoré zahŕňajú napríklad aj vedenie miezd a personalistiky. 
• Referencie – hľadajte odporúčania od iných podnikateľov, ktorí majú skúsenosti s danou účtovnou firmou. Zistite, či boli spokojní s poskytovanými službami a úrovňou odbornosti. Veľa z nich nájdete aj na internete, prípadne na webovej stránke účtovnej firmy. 
• Komunikácia a dostupnosť – je dôležité zvoliť si účtovnú firmu, s ktorou dokážete komunikovať a spolupracovať efektívne. Overte si, ako promptne a ochotne komunikujú, či majú dostupné kapacity a pomôžu vám plniť si daňové a účtovné povinnosti načas. 

Čo sa týka ceny účtovníctva, tá sa líši od firmy k firme. Neexistuje jednotný trhový štandard, avšak v drvivej väčšine sa stretnete s cenou podľa počtu účtovných položiek. Pritom platí, že za každú jednu položku si firma účtuje istú sumu (v priemere okolo 1 € / položka) s tým, že je stanovený určitý minimálny mesačný objem (napríklad 90 € mesačne).

Daňové priznania (k dani z príjmu, DPH, motorovému vozidlu a podobne), súhrnné výkazy k DPH, vedenie miezd a personalistiky, prípadne ďalšie úkony sú spravidla nacenené zvlášť. 

Ak hľadáte vedenie účtovníctva v Bratislave, podložené dlhoročnými skúsenosťami a najmä za ceny, ktoré vás v dnešnej turbulentnej ekonomickej situácii nezruinujú, ste na správnom mieste.

Vy podnikáte, my účtujeme.